준비를 충실히 마쳐도 당일에 문제가 생기는 지점은 대체로 정해져 있습니다. 장비가 아니라 사람의 움직임과 시간에서 어긋나는 경우가 많기 때문입니다.
내빈 동선
도착 지점에서 좌석까지 어떤 경로로 이동하는지 미리 그려 두어야 합니다. 주차 위치와 입구, 방명록 위치, 좌석까지의 거리를 확인하고 안내 인력을 배치합니다. 테이프 커팅을 위해 무대에 오르내리는 경로도 함께 정해 두면 진행이 매끄러워집니다.
리허설 시간
리허설을 설치 직후로 바짝 붙여 잡으면 장비 점검이 끝나지 않은 상태로 시작하게 됩니다. 설치와 리허설 사이에 여유를 두면 음향 하울링이나 영상 신호 문제를 미리 잡을 수 있습니다. 사회자와 진행 요원이 함께 식순을 따라가 보는 시간도 필요합니다.
호명과 직함
준공식은 참석 내빈이 많은 편이라 호명 순서와 직함 표기에서 문제가 생기기 쉽습니다. 명단을 최종 확인하고 발음이 어려운 이름은 미리 표기해 두면 진행 중 혼선이 줄어듭니다.
날씨와 예비 계획
야외 진행이라면 우천 시 어느 시점에 실내로 옮길지, 누가 판단할지를 정해 두어야 합니다. 겨울에는 난방기와 바닥 매트, 여름에는 그늘막과 식수 위치를 함께 확인합니다.
시간 여유
식순을 분 단위로 짜 두어도 축사가 길어지거나 내빈 도착이 늦어지는 일은 자주 생깁니다. 항목 사이에 몇 분씩 여유를 넣어 두면 뒤 순서를 급하게 줄이지 않아도 됩니다. 기념 촬영과 시설 라운딩처럼 이동이 포함된 순서에는 특히 여유가 필요합니다.
철수와 마무리
행사가 끝난 뒤 철수 시간과 원상 복구 범위를 미리 합의해 두면 현장에서 정리가 빨라집니다. 신축 건물이라면 바닥과 벽면 보호 자재를 어디까지 쓸지도 함께 정해 둡니다. 촬영 결과물의 전달 시점과 형태 역시 이때 확인해 두시기 바랍니다.
준비 단계별 항목은 준공식대행업체 정보 가이드에 있으며, 일정 흐름은 준비 절차와 일정 관리에서 이어집니다.